Μιας και ο κατ' οίκον περιορισμός μπήκε για τα καλά στην ζωή μας και η εργασία από το σπίτι για τους περισσότερους από εμάς γίνεται μονόδρομος, είναι εύλογο να μας δημιουργούνται απορίες και ερωτήματα.
Σε προηγούμενο άρθρο μιλήσαμε για τα 10 εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε την τηλεργασία σας ευκολότερα τώρα που πλέον #menoumespiti. Στο παρόν θα δούμε τους τρόπους οι οποίοι σύμφωνα με τους ειδικούς μπορούν να κάνουν τη μετάβαση από το γραφείο στο σπίτι όσο πιο ομαλή γίνεται.
Προετοιμαστείτε κατάλληλα
Πρώτο βήμα είναι συζητήσετε με όλη την ομάδα σας για το τι είδους εργασίες και παραδοτέα μπορούν να πραγματοποιηθούν από το σπίτι, ποιες είναι οι προτεραιότητες και φυσικά πώς και πού θα γίνεται η επικοινωνία. Υπάρχουν άπειρα εργαλεία μου μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειρίζεστε έργα και να επικοινωνείτε με τους συνεργάτες σας. Εmail, Zoom, Skype, Slack, Messenger, Hangout, Trello, όλα τα παραπάνω;
Ντυθείτε ανάλογα
Μπορεί πλέον ο εργασιακός σας χώρος να είναι το τραπέζι του σπιτιού ή το γραφείο του υπολογιστή, αυτό δεν σημαίνει όμως ότι πρέπει να είστε με τις πυτζάμες!
Προσποιηθείτε πως πηγαίνετε κανονικά για δουλειά, τακτοποιήστε την εμφάνισή σας και ντυθείτε αναλόγως καθότι μελέτες έχουν δείξει πως η ψυχολογική σύνδεση μεταξύ γραφείου και εργασίας μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και να μειώσει τις πιθανότητες να ξαναβρεθείτε αγκαλιά με το μαξιλάρι (αυτό δεν το υπέδειξε η έρευνα!).
Διαμορφώστε τον χώρο σας
Το ιδανικό είναι ο χώρος εργασίας σας να μην είναι στο ίδιο δωμάτιο που περνάτε τον περισσότερο χρόνο της ημέρας σας. Επειδή όμως δεν είναι τα πάντα ιδανικά στη ζωή, προσπαθούμε να την προσαρμόσουμε! Καθαρίστε το χώρο, μαζέψτε οτιδήποτε άχρηστο καταλαμβάνει χώρο και τακτοποιήστε. Έτσι με αυτό τον τρόπο μπορείτε να δουλέψετε χωρίς να έχετε την πίεση που δημιουργείται από την αίσθηση του εγκλεισμού.
ORganise or...
Με όλα αυτά… κάψαμε την ημέρα! Γι’ αυτό προγραμματίστε όλες τις εργασίες σας, από την καθαριότητα και το μαγείρεμα μέχρι τα διαλείμματα. Γράψτε μια λίστα με τις εργασίες σε σειρά προτεραιότητας, την ώρα έναρξης τους αλλά και τον χρόνο ολοκλήρωσης, σχεδιάστε το πρόγραμμα και ακολουθήστε το. Όταν ξεκινάτε μία εργασία να την συνεχίζετε μέχρι να ολοκληρωθεί. Η εναλλαγή με άλλο task το μόνο που κάνει είναι να μειώνει την παραγωγικότητα. Επιπλέον, μη ξεχάσετε να διαθέσετε και κάποια κενά στο πρόγραμμα για τα απρόβλεπτα αιτήματα που μπορεί να προκύψουν μέσα στην μέρα.
Μην ξεφεύγετε
Tα social media μπορεί να είναι πηγή πληροφόρησης και επικοινωνίας, ειδικά αυτή την περίοδο, συνεχίζουν όμως να αποσπούν την προσοχή με αποτέλεσμα να παρατείνεται ο χρόνος της εργασίας και να χάνεται η απαραίτητη συγκέντρωση. Κλείστε τις ειδοποιήσεις από το κινητό και το laptop και αποφύγετε τον πειρασμό να τα ανοίξετε, τουλάχιστον μέχρι να φτάσει η στιγμή του διαλείμματος.
Επίσης, χρήσιμο είναι να έχετε κοντά σας προμήθειες (κυρίως καφέ), ώστε να μην χρειάζεται να σηκώνεστε συχνά από το γραφείο (μη ξεχνάτε βέβαια να σηκώνεστε τουλάχιστον ανά μία ώρα και να περπατάτε λίγο ή να ασκείστε).
Η εργασία από το σπίτι παραμένει εργασία
Μπορεί να βρίσκεστε σπίτι, αλλά συνεχίζετε να είστε επαγγελματίας! Μην παραμελείτε τις εργασίες, ακολουθήστε το πρόγραμμα σας και επικεντρωθείτε στα παραδοτέα. Η αδικαιολόγητη έλλειψη παρουσίας για αρκετές ώρες, μπορεί να έχει αντίκτυπο στην επαγγελματική σας εικόνα.
Παραγωγικότητα
Πολλές φορές η υπερβολική κοινωνικότητα στο γραφείο μπορεί να οδηγήσει στο να μειωθεί η παραγωγικότητά μας και να μας βγάλει εκτός προγράμματος. Από την άλλη όμως και η «μοναχικότητα» στο σπίτι μπορεί να λειτουργήσει διαφορετικά.
Σύμφωνα με τους ψυχολόγους, η εργασία στον ίδιο χώρο με τους συναδέλφους μπορεί να λειτουργήσει και ως κίνητρο στο να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι σε αυτό που κάνουμε. Στο σπίτι τυχαίνει πολλές φορές να μην αισθανόμαστε την ίδια «πίεση» και υποχρέωση που θα αισθανόμασταν όσο βρισκόμαστε στο γραφείο. Για να παραμείνετε παραγωγικοί στην εργασία από το σπίτι θα πρέπει:
1. Να γράφετε το πρωί τις εργασίες της ημέρας. 2. Να συμμετέχετε ενεργά στα virtual meetings. 3. Αποφύγετε το multitasking και κάνετε μια εργασία τη φορά. 4. Να γράφετε σημειώσεις αν σας έρθει κάτι στο μυαλό. 5. Ξεκινάτε από τα σημαντικά και αφήστε τα εύκολα για μετά.Ισορροπία
Όσο δύσκολο και αν είναι –ειδικά τώρα που ο χώρος εργασίας είναι το σπίτι– δεν πρέπει να μεταφέρετε τη δουλειά εκτός γραφείου. Θέστε όρια και κανόνες για να «προστατεύσετε» την προσωπική σας ζωή από την εργασία. Μοιράστε τον χρόνο σας ανάμεσα στις υποχρεώσεις της δουλειάς, την οικογένεια και τον προσωπικό σας χρόνο. Στον ελεύθερό σας χρόνο αυξήστε τις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις –δικτυακά πλέον– για να συμπληρώσετε αυτό το κενό.
Φροντίστε τον εαυτό σας
Νους υγιής εν σώματι υγιεί, μας είπαν οι αρχαίοι! Και είναι υψίστης σημασίας, ειδικά αυτό τον καιρό που οι επιλογές μας για γυμναστική έχουν μειωθεί, καθώς πρέπει να παραμείνουμε μέσα! Λίγο γυμναστική, ακόμα και στο διάλειμμα, μπορεί να είναι λυτρωτική ειδικά μετά από ένα δύσκολο project. Μπορεί να σας τονώσει και να δώσει ενέργεια για να συνεχίσετε με καθαρότερο πλέον μυαλό.
Επενδύστε τον χρόνο σας
Ακολουθώντας όλα τα παραπάνω και με ένα καλό προγραμματισμό θα μπορέσετε να βρείτε κενά στο χρόνο που μπορείτε να αξιοποιήσετε. Ίσως είναι ευκαιρία να διαβάσετε το βιβλίο που ποτέ δεν βρίσκατε χρόνο, να κάνετε τα σεμινάρια που πάντα θέλατε ή επανάληψη ενός κύκλου διαδικτυακών μαθημάτων που δεν ολοκληρώσατε ποτέ.
Πολλές είναι οι εταιρίες που σε παγκόσμιο επίπεδο προσπαθούν να συμβάλλουν στην μείωση της μετάδοσης του ιού ζητώντας από το προσωπικό να εργαστούν το επόμενο διάστημα από το σπίτι με τηλεργασία.
Μπορεί να ακούγεται περίεργο στα αυτιά των Ελλήνων επιχειρηματιών και στελεχών που δεν έχουν συνηθίσει σε αυτό το μοντέλο εργασίας, πάντως το μόνο σίγουρο είναι ότι αυτή τη στιγμή είναι μονόδρομος.
Όπως καταλαβαίνουμε η πρόληψη θα αποτρέψει την κλιμάκωση της κατάστασης, οπότε η τηλεργασία αποτελεί μια εξαιρετική λύση για την προστασία της υγείας των εργαζομένων και του γενικότερου πληθυσμού.
Σύμμαχος σε αυτή την προσπάθεια είναι τα εργαλεία της τεχνολογίας που δίνουν τη δυνατότητα στις εταιρίες να συνεχίσουν την λειτουργία τους και τους εργαζόμενους να εργάζονται απομακρυσμένα.
Στην RISTART για παράδειγμα, πέραν από την άμεση απομακρυσμένη πρόσβαση που έχει ο κάθε συνεργάτης στον κεντρικό server της εταιρίας, έχουμε ενσωματώσει ενδοεταιρικά τα τελευταία χρόνια 2 εργαλεία τα οποία μας βοηθούν στην οργάνωση και αποτελεσματικότητα.
Το ένα εργαλείο ονομάζεται Slack και μας προσφέρει αμεσότητα στην επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ των συνεργατών, διαχείριση της πληροφορίας ανά έργο, αποστολή και κοινοποίηση αρχείων, ομαδικά brainstorming, ψηφοφορίες για πιθανές προτάσεις.
Το δευτερο εργαλείο ονομάζεται KanbanFlow και είναι ένα εργαλείο project management δηλαδή μια πλατφόρμα διαχείρισης έργων. Το σημαντικό στοιχεία της πλατφόρμας είναι ότι μπορεί να παραμετροποιηθεί ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε εταιρίας.
Αν πολλοί από εσάς που διαβάζετε αυτό το άρθρο δεν έχετε προνοήσει να δημιουργήσετε τις κατάλληλες υποδομές για τηλεργασία (remote εργασία) και συνεργασία μεταξύ των εργαζομένων, μην αγχώνεστε διότι υπάρχουν λύση.
Δείτε παρακάτω σημαντικά εργαλεία και πλατφόρμες που θα σας βοηθήσουν να συνεχίσετε τις εργασίες σας δίχως να είναι απαραίτητη η φυσική παρουσία στο γραφείο.
Η Google ανταποκρίθηκε άμεσα στις προκλήσεις λόγω του ιού και προσφέρει δωρεάν μέχρι την πρώτη μέρα του Ιούλη την GSuite Enterpise Edition και GSuite Enterpise για εκπαιδευτικά ιδρύματα. Η σουίτα προσφέρει δυνατότητα τηλεδιασκέψεων, chat, άμεσης συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο, κοινοποίηση αρχείων και διάχειση πληροφορίας, δυνατότητα feedback σε εργασίες και έργα, σχολιασμό κ.α.
Zoom
Το Zoom είναι μια εφαρμογή videoconferencing με εκπληκτική ποιότητα του βίντεο. Είναι εύκολο στη χρήση και προσφέρει πολλές δυνατότητες όπως webinars, meetings, live eventsn μηνύματα. Κατά τη διάρκεια των απομακρυσμένων meetings και συνομιλιών μπορείτε να γράψετε και να αποθηκεύσετε κάθε κλήση ενώ μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας με ομάδες για συνδυασμένες συζητήσεις.
Microsoft
Η Microsoft ανταποκρίνεται στην ανάγκη των εταιριών για remote εργασία και προσφέρει δωρεάν το εργαλείο της Microsoft Teams για 6 μήνες. Πρόκειται για άλλη μια πλατφόρμα που επιτρέπει την συνεργασία μεταξύ ανθρώπων που βρίσκονται σε διαφορετικά μέρη, διαθέτοντας chat rooms, video conference, collaborative rooms και άμεσες videoκλήσεις.
Slack
Μπορούμε να εγγυηθούμε για την ποιότητα του Slack διότι το χρησιμοποιούμε αρκετά χρόνια. Η πλατφόρμα σας βοηθάει να κάνετε την επικοινωνία σας πιο άμεση, προσωποποιημένη και ανά έργο. Προσφέρει chat room ανάμεσα στους συνεργάτες με δυνατότητα συμμετοχής όλης της ομάδας ή μόνο 2 συνεργατών, ξεχωριστό κανάλι επικοινωνίας ανά έργο με την συμμετοχή μόνο των συνεργατών που συμμετέχουν, κοινοποίηση αρχείων και video κλήσεις. Αυτά είναι μόνο τα βασικά.
Basecamp
Το Basecamp είναι μια πλατφόρμα διαχείρισης έργων (project management) και επικοινωνίας μεταξύ των συνεργατών της εταιρίας. Είναι πολύ εύκολο και απλό στη χρήση του και σας δίνει τη δυνατότητα να μοιραστείτε ιδέες και απόψεις, να οργανώσετε τις συζητήσεις σας σε ένα κανάλι και φυσικά να παρακολουθείτε την εξέλιξη του κάθε έργου.
Cisco
Άλλη μια εταιρία που προσφέρει την paid version δωρεάν λόγω της ανάγκης για τηλεργασία χωρίς να ανακοινώσει το διάστημα της προσφοράς. Όσοι συνεργάζεστε με μεγάλους οργανισμούς θα γνωρίζετε ήδη το Cisco Webex μια πλατφόρμα για υψηλού επιπέδου τηλεδιασκέψεις, συνεργασίες εξ΄αποστάσεως με πολλούς συμμετέχοντες.
KanbanFlow
Την χρησιμοπιούμε καθημερινά και είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα διαχείρισης και παρακολούθησης έργων. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να δείτε το στάδιο του κάθε έργου, ποιος συμμετέχει σε καθένα από τα έργα, να συμπληρώσετε αρχεία σε κάθε έργο, tasks και subtasks ανά έργο και με τα κατάλληλα εργαλεία filtering και search, συγκεντρώνεται μόνο την πληροφορία που σας ενδιαφέρει ανά συνεργάτη, τμήμα ή πελάτη.
Asana
Το Asana είναι ένα από τα πιο γνωστά εργαλεία ανάθεσης και διαχείρισης έργων που προσφέρει δυνατότητες άμεσης επικοινωνίας μέσω chat. Η ομάδα μπορεί να δημιουργήσει έργα, να αναθέσει αρμοδιότητες του κάθε έργου ανά συνεργάτη, να θέσει deadlines και φυσικά να επικοινωνήσει με όποιον χρειαστεί. Παράλληλα έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε αρχεία από τα Google Drive, Dropbox
GoToMeeting
Με έναν λογαρισμό στο GoToMeeting ένα κλικ ξεκινάτε το video conference με συνεργάτες ή πελάτες και η βασική έκδοση είναι δωρεάν. Μπορείτε να οργανώσετε online meetings, να χωρίσετε την οθόνη στα 2, να δημιουργήσετε webinars και επαφές με πελάτες σε μια άκρως επαγγελματική πλατφόρμα.
Trello
Είναι μια απο τις εφαρμογές που προτιμούν startups και μικρομεσαίες επιχειρήσεις διότι είναι έυκολο, άμεσο και γρήγορο. Το Trello είναι ένα πραγματικό εργαλείο το οποίο σας δίνει τη δυνατότητα να κρατήσετε σημειώσεις, να θέσετε προτεραιότητες στα έργα και τις υποχρεώσεις της ομάδας.
